Reforma tributária: o custo da modernização e a necessidade de antecipação

• Desafios de adaptação são diferentes entre PMEs e grandes empresas

• Planejamento agora define competitividade futura

A aprovação da reforma tributária, com a instauração da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), é um marco inegável na busca por um sistema fiscal mais moderno e menos complexo no Brasil. No entanto, é fundamental que as empresas compreendam que essa transição, embora prometa ganhos de eficiência no longo prazo, traz consigo custos iniciais de adaptação que não podem ser subestimados. A modernização tem um preço, e a forma como as companhias se planejam agora definirá seu sucesso operacional na próxima década.

Os principais custos iniciais estão concentrados na adaptação operacional. Estamos falando de um esforço massivo de revisão de processos internos, sistemas de faturamento e contabilidade, parametrizações tecnológicas, e até mesmo na redefinição de estratégias comerciais e revisão de contratos. Não se trata apenas de mudar uma alíquota, a forma de apuração, mas de reestruturar a espinha dorsal fiscal e tecnológica das empresas.

O impacto desses investimentos não é uniforme. Para os grandes contribuintes, com operações complexas, cadeias de fornecedores extensas e múltiplas filiais, o foco estará no investimento em tecnologia e no compliance fiscal. A adaptação exige equipes dedicadas, a contratação de consultorias de alto nível e exaustivos testes de sistemas para modelagem da reforma.

Já as pequenas e médias empresas (PMEs) enfrentam um desafio distinto: a falta de sistemas integrados ou departamentos fiscais especializados. Elas terão que investir significativamente em softwares de gestão e no treinamento de pessoal. Embora as startups possam ser vistas como mais tecnológicas, elas também precisarão rever seus sistemas e dimensionar os impactos da reforma em sua operação. Estima-se que, em geral, esses investimentos em consultorias, reparametrização e treinamento possam representar de 0,5% a 2% do faturamento anual das empresas.

Um ponto de grande atenção é a indefinição que ainda cerca a reforma. Muitos detalhes cruciais —como regras de crédito, o regime de transição, particularidades setoriais e o funcionamento do cashback— dependem de legislação adicional. Essa incerteza gera um risco real de retrabalho. O que está sendo adaptado hoje pode precisar ser alterado amanhã em razão de uma nova realidade legislativa.

Diante disso, o planejamento não pode esperar. As empresas devem mapear processos que, pela natureza da reforma, têm menor probabilidade de grandes alterações, adotar uma transação tecnológica que seja flexível e permita adaptações de longo prazo e, por fim, estruturar comitês internos de acompanhamento legislativo ou contratar consultoria especializada para garantir o monitoramento contínuo das mudanças.

Outra transformação radical será imposta pelo split payment, a retenção e destinação do tributo diretamente ao Fisco no ato do pagamento da operação. Isso exige uma reconfiguração estrutural dos sistemas de pagamento. O Brasil não possui um modelo similar hoje, e a obrigatoriedade de integração das empresas de meios de pagamento às plataformas do Fisco demandará adaptações tecnológicas robustas.

Apesar dos desafios, é importante ressaltar que o Brasil possui uma base tecnológica sofisticada, notadamente na matéria fiscal e no sistema bancário, como evidenciado pelo Pix. A experiência com o Sped, a nota fiscal eletrônica e as obrigações acessórias digitais fomentou o surgimento de fornecedores nacionais especializados. Nossa capacidade de absorver essa demanda é alta. O maior obstáculo tecnológico será a coexistência dos dois sistemas até 2033, que exige plataformas com automação em tempo real e múltipla inteligência de dados.

A necessidade de se adaptar, no entanto, é uma oportunidade de ouro para as empresas. A reforma tributária força uma revisão integral da operação: processos de compras, vendas, cadeia de suprimentos e, sobretudo, a revisão de contratos e políticas de preços. Esse olhar detalhado para o compliance fiscal e a estrutura contratual pode, inclusive, abrir espaço para o desenvolvimento de novos modelos de negócio mais eficientes e competitivos.

No longo prazo, a redução da complexidade e do custo de conformidade beneficiará, sobretudo, os setores que hoje mais sofrem com o sistema atual. Contudo, até o momento, as empresas devem se planejar assumindo que serão as únicas responsáveis por arcar com os custos desse investimento. Não há, até agora, previsão de subsídio ou apoio governamental para as despesas de adaptação das PMEs.

A transição será custosa e exigente, mas a proatividade no planejamento e o investimento inteligente em tecnologia e consultoria são os únicos caminhos para transformar esse desafio em vantagem competitiva.

Fonte: Folha de S. Paulo- Bianca Mareque.