Para acesso a plataforma é necessário computadores com sistema operacional Windows 10, Server 2012 ou superior, mínimo de 2 GB de memória RAM para a versão de 64-bit, 200 MB de espaço em disco livre e a versão mais recente do Google Chrome ou Firefox, resolução de tela igual ou superior a 1366x768 e internet banda larga com largura de banda para upload em alta velocidade disponível. Necessário o desbloqueio dos IPs 50.19.17.5, 34.202.38.209 e domínio @spedautomation.com.br, juntamente com as portas 80 e a 443 (https). Importante: Para o agente que monitora os diretórios onde o Sistema Contábil extrai os arquivos digitais das obrigações (Uploader), é necessário computadores com no mínimo a mesma configuração mencionada acima.

Para atualizar o Certificado Digital vencido, basta acessar: Configurações > Certificado Digital. E na Etapa 1 “Upload de Certificado” realizar o Upload do novo, inserindo a senha e automaticamente irá sobrepor o vencido. E já relacionar as empresas cadastradas.

Caso a procuração tenha vencido ou foi gerada uma nova, é necessário executar a ação mencionada abaixo, para que o sistema possa efetuar o download da mesma: Acesse Configurações > Certificado Digital. Em Certificados Registrados identifique qual certificado essa procuração está atrelada, e clique em “Buscar procurações do CNPJ/CPF”, para que possa baixar as procurações (todas, e/ou as que desejar): Importante: Somente Perfil Administrador e Supervisor terão permissão para efetuação a atualização.

Na plataforma, por questão de integridade, se houve algum processamento assinado pelo Certificado ou foi enviado qualquer notificação referente ao mesmo, não será possível realizar a exclusão.

Na plataforma existem alguns fatores que podem impactar no tempo de processamento do Certificado/Procuração. Ao realizar o uploader do Certificado, a plataforma irá verificar se tem conta no GOV.BR e se tem todas as permissões necessárias para assinatura dos arquivos digitais. Concluindo essa Etapa, o sistema irá efetuar o download de todas as procurações que estiverem ativas no ambiente do eCAC, resultando em um tempo maior de processamento. Importante: Para execução do processo mencionado acima, é necessário a conexão junto ao ambiente do e-CAC. Se o mesmo estiver indisponível, poderá impactar no prazo de conclusão da tarefa.

Não, é aceito apenas o certificado tradicional A1 (com senha). Para os casos que possuem o Certificado A3, recomendamos que efetuem procuração para o A1 da Empresa ou do Contador.

Não, a plataforma só gerencia os Certificados e Procurações que estiverem em uso atrelados as empresas cadastradas no Sped Automation.

Sim, no Sped Automation temos a função, onde poderá baixar uma planilha, no formato Excel, com todos os Certificados/Procurações.

Administrador e Supervisor, tem acesso completo ao Produto, e os Perfis Analista Responsável e Analista Suplente, terão acesso ao produto, exceto as etapas de Certificado Digital, Cadastro de Empresa e Obrigações e login no Gerenciador de Monitoramento dos Diretórios (somente consulta). O Perfil também definirá a Estrutura Hierárquica, para efeito de notificações: Notificação de Nível 1 > Analista Responsável e Suplente Notificação de Nível 2 > Supervisor Notificação de Nível 3 > Administrador Importante: A escala das notificações acontece em d+1 (24h). Na ausência de algum perfil de usuário atrelado a empresa cadastrada, o sistema irá escalar o próximo nível.

Após cadastrar o usuário ele recebe Welcome e-mail, para criação da senha, e assim que for criada, seu usuário é ativado automaticamente. Importante: O link para cadastro de senha tem duração de 24h, após esse período, será necessário o reenvio acessando: Configurações > Cadastro do Contador > E em usuários Cadastrados, identifique o Colaborador que deseja reenviar a Welcome > E clique no botão “Reenviar e-mail”.

Só é possível a exclusão do usuário, caso ele não tenha recebido nenhuma notificação da plataforma. Se o mesmo recebeu, será necessário inativá-lo:

Seguirá o mesmo processo da questão Q3, do tópico “Cadastro do Contador (Usuários)”.

Não, podem ser cadastrados quantos usuários forem necessários

Sim! No cadastro dos usuários, temos a opção para determinar quais notificações desejamos receber, conforme demonstrado abaixo:

Poderá realizar na tela inicial de login ou na área logada. E após, basta seguir o passo a passo apresentado.

Acesse: Configurações > Cadastro de Empresa e Obrigações. Onde haverá duas opções para realização do Cadastro, sendo elas: Efetuando upload dos arquivos da EFD Contribuições e EFD ICMS/IPI das empresas que deseja cadastrar, inclusive as que possuem mais de uma I.E e as que possuem SCP, assim a plataforma irá efetuar o pré-cadastro “campos chaves”. Após esse processo, basta clicar no botão “completar” e preencher as demais informações do formulário. Através do botão “Adicionar Empresa”, onde abrirá o formulário para preenchimento completo do processo cadastral. Importante: Recomendamos que utilize a primeira opção para garantir que os campos chaves estarão preenchidos corretamente, assim não impactando quando forem enviados os arquivos para a plataforma.

Verificar se existe Certificado Digital ou Procuração válida para essa empresa. Acesse Configurações > Certificado Digital > e em Certificados Registrados identifique se existe Certificado/Procuração para a empresa. Se houve o vencimento do Certificado ou da Procuração, é necessário atualizar seguindo as instruções da Q1 e Q2, do tópico “Certificado Digital”.

Verificar se existe Certificado Digital ou Procuração válida para essa empresa. Acesse Configurações > Certificado Digital > e em Certificados Registrados identifique se existe Certificado/Procuração para a empresa. Se houve o vencimento do Certificado ou da Procuração, é necessário atualizar seguindo as instruções da Q1 e Q2, do tópico “Certificado Digital”. Importante: É premissa na plataforma, que tenha um Certificado ou Procuração válida para que possa realizar o cadastro da empresa.

Verificar se o navegador está bloqueando o pop-up, onde é apresentado modal para seleção do Recurso de Assinatura (Certificado Digital e/ou Procuração) a ser utilizado. Importante: Essa situação só ocorrerá quando houverem mais de um tipo de Recuso de Assinatura para a mesma empresa.

Para essa questão, existe o cadastro da empresa na plataforma? 1.Se a resposta for não: Necessário cadastrar e após, enviar novamente o arquivo para ser processado. 2.Se a resposta for sim: Necessário avaliar os campos chaves, sendo eles: CNPJ/CPF, Inscrição Estadual e SCP se for o caso. Quando há divergência nessa comparação do Arquivo TXT vs Cadastro da Empresa na plataforma, será enviado a notificação de empresa não cadastrada. Importante: Sempre se atentar as notificações que são enviadas por e-mail e registradas na Central de Notificações.

Acesse: Configurações > Cadastro de Empresa e Obrigações. Identifique a empresa que deseja trocar o tipo de Recurso de Assinatura (Certificado Digital e/ou Procuração), e clique em “Editar” e na primeira Etapa “Dados da Empresa”, haverá o botão para realizar a troca:

Por questão de integridade e guarda do histórico, a plataforma só permitirá a exclusão da Empresa caso não tenha processado nenhum arquivo pela plataforma. Na situação onde não entregará as Obrigações da Empresa, basta inativá-lo:

Sim, nos filtros localizado no Dashboard, haverá a opção “mais filtros”, onde será apresentado a funcionalidade de “exibir empresas inativas”. Importante: Conforme estabelecido pela Legislação, toda documentação será armazenada e disponível na plataforma.

É importante entender que a licença só é ativada após o primeiro processamento da obrigação da sua empresa. Uma vez ativada a licença, a alteração do CNPJ/CPF poderá ser realizada após 1 (um) mês, a contar da data de ativação. Para realização dessa ação, deverá acessar: Configurações > Cadastro de Empresas e Obrigações. Localize a empresa que deseja inativar para alocar a(s) licença(s) em outro CNPJ/CPF, clique no botão “Editar”, e na Etapa 1 irá desvincular a Obrigação, e em seguida basta clicar em “Ok”. Desse modo, a licença irá retornará automaticamente.

Nas situações em que não houve nenhum processamento, e deseja editar para competências futuras. Importante: No cadastramento das empresas, para início das competências, só será permitido vigência atual como ponto de partida. Sugerimos que o cadastro da empresa seja feito o quanto antes após a contração do produto.

Um dos pilares da plataforma é o processo de Governança, onde efetuamos a Gestão dos Prazos Oficiais, por esse motivo e conforme descrito na Proposta Técnica Comercial, o produto só permitirá configurar para o Início das Automações uma Competência Vigente, e após o primeiro processamento não será mais permitido alteração. Importante: Nos casos em que deseja contratar processamentos para competências retroativas (histórico), poderá solicitar proposta junto a área financeira, através do e-mail financeiro@spedautomation.com.br

Sim, basta acessar: Configurações> Manutenções em Lote, selecione a Situação da Empresa > em seguida quais empresas serão alteradas > selecione a alteração a ser realizada e após, clique em Salvar Alteração. Exemplo: Importante: Seguindo a mesma regra do ajuste individual, somente os perfis Administrador e Supervisor poderão efetuar Manutenções em Lote.

Para acesso a plataforma é necessário computadores com sistema operacional Windows 10, Server 2012 ou superior, mínimo de 2 GB de memória RAM para a versão de 64-bit, 200 MB de espaço em disco livre e a versão mais recente do Google Chrome ou Firefox, resolução de tela igual ou superior a 1366x768 e internet banda larga com largura de banda para upload em alta velocidade disponível. Necessário o desbloqueio dos IPs 50.19.17.5, 34.202.38.209 e domínio @spedautomation.com.br, juntamente com as portas 80 e a 443 (https). Importante: Para o agente que monitora os diretórios onde o Sistema Contábil extrai os arquivos digitais das obrigações (Uploader), é necessário computadores com no mínimo a mesma configuração mencionada acima.

Na plataforma, acesse: Configurações > Download do Uploader.

A configuração pode ser realizada em diversas máquinas/servidores, sem limite máximo. Importante: Se a configuração do Uploader estiver na máquina local, é recomendado fazer logout ao desligar e realizar login quando for utilizar, para que a plataforma não notifique a perda da conexão. Não poderá haver mais de um Uploader monitorando a mesma pasta.

Não, atualmente o Uploader funciona como aplicação, por esse motivo, é necessário manter o usuário logado no computador onde o mesmo foi instalado.

Nessa situação, é necessário verificar se não existe nenhum bloqueio, como por exemplo Antivírus ou firewall.

Quando o arquivo não é capturado, é necessário verificar se não houve a perda de conexão ou se a máquina configurada foi desligada. Acesse: Dashboard > Diretórios Monitorados. Se estiver sinalizando como 0 (semelhante a imagem abaixo), precisará reconectar o Uploader. Para reconectar, basta acessar o ícone "GestãoSped” disponível na área de trabalho do computador/servidor. Em seguida, efetue o login e selecione a configuração já criada, e após, clique em ''Escolher'' que a conexão estará restabelecida.

Sim, após o arquivo ser capturado pelo sistema, todos os arquivos e documentações ficarão armazenados na plataforma disponíveis para download. Importante: As pastas não podem ser deletadas, por conta da estrutura utilizada na captação, somente os arquivos TXTs/SPEDs.

Sim! Abaixo do filtro “Empresas” terá a opção “mais filtros”, com as seguintes opções:

Nessa situação, terá que avaliar se em algum momento houve processamento da Obrigação: poderá mudar o Início das Automações através da Etapa 6, do Cadastro da Empresa. 2.Se sim: Será necessário colocar para processar o mesmo arquivo transmitido (sem a assinatura digital), assim o sistema irá iniciar a Validação e Assinatura, chegando na Transmissão iremos gerar um Processo Paralisado (Tarja Vermelha), onde iremos notificar os usuários informando que não foi possível obter o Comprovante de Entrega, pois a Obrigação já foi transmitida por fora da plataforma, ai basta clicar na ação de "ciente" para sanar a pendência, e iremos trazer o status para “Concluído por fora da plataforma”.

O sistema irá notificar os usuários responsáveis, e registrará a notificação nos Processos Paralisados Aguardando Ação (Tarja Vermelha), onde haverá a ação de “Ignorar e Prosseguir” nos casos em que parametrizou para parar o processo se houverem Advertências, ou haverá ação de “Ignorar” ou “Prosseguir” nos casos em que parametrizou para parar Após a Assinatura Digital.

Sim! Basta clicar nos Processos Paralisados (Tarja Vermelha), e abaixo do filtro “Empresas”, terá a opção “Exportar Relatório em Excel”.

Sim! Através do gráfico “Classificação de entregas”, conseguirá comparar os três últimos meses, quantas Obrigações Originais e Retificadoras foram entregues e se esse cenário está aumentando ou diminuindo. Ao clicar no gráfico na opção desejada, terá acesso ao Painel Gerencial de tais empresas. Importante: Para visualizar as informações do gráfico atualizado, é necessário clicar no botão “atualizar gráficos”.

Sim! Através do gráfico “Obrigação Prazos”. Ao clicar no gráfico na opção desejada, terá acesso ao Painel Gerencial de tais empresas. Importante: Para visualizar as informações do gráfico atualizado, é necessário clicar no botão “atualizar gráficos”.

No Dashboard, haverá a funcionalidade “Funcionamento e Automação das Licenças”, onde terá a opção de “Baixar Arquivos em Lote”. Importante: Essa função irá considerar as opções selecionadas nos filtros do Dashboard.

Nessa situação, poderá justificar utilizando uma das opções abaixo: Através dos Processos Paralisados Aguardando Ação (Tarja Vermelha), haverá a ação “Escrituração Sem Dados”

No Painel Gerencial localizado na Gestão de Prazos. E em cada etapa terá acesso a documentação, sendo: Extração TXT: O arquivo TXT que foi extraído do Sistema Contábil e disponibilizado na pasta monitorada. Validação PVA: Os relatórios analíticos e sintéticos (que apresentam os Erros e as Advertências/Avisos), Relatórios de Apurações, e Relatório da Pré Validação Estadual, específico para Obrigação EFD ICMS/IPI. Assinatura: O documento comprobatório do PVA/PGE de que o arquivo foi assinado digitalmente e o TXT assinado. Transmissão: Recibo de entrega em PDF e o Arquivo .REC.

O usuário só terá acesso ao Painel Gerencial/Documentação das Empresas que ele estiver atrelado como Responsável na Etapa 3, do Cadastro da Empresa. Importante: Somente os Usuários que estiverem atrelados a Empresa na Etapa 3 do Cadastro, receberão as notificações da plataforma.

Isso ocorre quando a Obrigação Original já foi transmitida e foi enviado novamente o mesmo arquivo, gerando processo paralisado (Tarja Vermelha), com a notificação abaixo: Importante: Ao clicar na ação “Ignorar”, a plataforma atualizará o status das etapas, para a situação anterior de “Concluído”.

Nesse caso, a plataforma notificou os usuários responsáveis e armazenou a evidência do problema na respectiva etapa para análise.

O sistema irá notificar os usuários responsáveis, e registrará a notificação nos Processos Paralisados Aguardando Ação (Tarja Vermelha), onde haverá a ação de “Ignorar e Prosseguir” nos casos em que parametrizou para parar o processo se houverem Advertências, ou haverá ação de “Ignorar” ou “Prosseguir” nos casos em que parametrizou para parar Após a Assinatura Digital

A plataforma concluí o processo movendo para o status de “Empresas com Obrigações Entregues”, porém ao acessar o Painel Gerencial verá que a situação estará como “Não Contemplado”, e na Etapa Transmissão no botão “Histórico de Ações”, iremos registrar quem foi o usuário que justificou a não entrega, o dia e a hora. Importante: Caso tenha justificado erroneamente, basta disponibilizar o arquivo no diretório monitorado, que o sistema irá startar todos os processos

A nova funcionalidade da Pré Validação, é executada pelo Fisco Estadual, onde o mesmo realiza algumas conferências/verificações, para assim, o contribuinte tomar a decisão de efetivar o envio da Obrigação com os devidos apontamentos. Funcionalidade disponível no PVA/PGE: Diante disso, após a execução da Etava de “Validação PVA”, iremos realizar no processo de automação a Pré Validação Estadual, e em caso de apontamentos, iremos gerar processo paralisado para análise e tomada de decisão.

Nesse caso, a plataforma notificou os usuários responsáveis e armazenou a evidência com os apontamentos na respectiva etapa para análise. Importante: Nos processos paralisados aguardando ação (tarja vermelha), estará disponível a ação, para que possa prosseguir com o envio:

Na Central de Notificações, registramos por data e hora, as notificações que foram encaminhadas por e-mail para a estrutura hierárquica da empresa.

Nos Enviados, registramos por data e hora, os Relatórios de Entrega ao Fisco que foram encaminhados para o e-mail cadastrado na Etapa 4, no Cadastro da Empresa.

Nessa situação, é necessário verificar junto ao TI da empresa se o domínio ‘’spedautomation.com.br’’ está bloqueado ou na lista negra do servidor de e-mails, o que impossibilita o recebimento.

Sim, no Cadastro do Contador (Usuários da Plataforma), terá 4 opções de notificações para habiliar e desabilitar a qualquer momento, sendo: Importante: Caso opte por desabilitar as notificações, as mesmas deixarão de ser enviadas por e-mail, mas continuarão sendo registradas na Central de Notificações e nos Processos Paralisados Aguardando Ação se necessário.

Sim, para visualizar quantos processamentos das obrigações EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições aconteceram no mês/competência, poderão utilizar o Relatório "Utilização do Produto”. Importante: Esse Relatório tem como objetivo, mostrar no intervalo de até 6 meses, a quantidade de validações e transmissões realizadas, podendo utilizar como opção Competência ou Mês Processamento.

Sim, conseguirá visualizar quantos processamentos de obrigações EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições aconteceram, utilizando o Relatório "Evolução dos Processamentos". Importante: Esse Relatório tem como objetivo, mostrar por Competência, quantas validações foram necessárias para cada entrega.

Sim, para visualizar como foram distribuídas e quais ativadas, basta acessar: Relatórios > Utilização das Licenças: Importante: A licença só é ativada após o primeiro processamento da Obrigação.

Sim, para visualizar todas as pendências e entregas realizadas na plataforma, basta acessar: Relatórios > Operacional > Relatório Geral das Operações: Importante: Este relatório tem como objetivo demonstrar, por empresa, obrigação e competência, o status de cada entrega e/ou pendência. Ele fornecerá todas as informações detalhadas, incluindo, em caso de erros, notificações enviadas aos usuários responsáveis, podendo selecionar o intervalo de até 1 ano. Devido à quantidade de informações, o relatório não será exibido na tela, mas estará disponível em formato Excel.

Ao total são 25 Relatórios (13 para EFD ICMS/IPI e 12 para EFD Contribuições), gerados toda vez que ocorre a Validação de um arquivo no PVA/PGE da Plataforma, sendo eles: Para a EFD ICMS/IPI: Documentos – Entradas de Mercadorias e Aquisição de Serviços Documentos – Saídas de Mercadorias e Prestação de Serviços Apuração de ICMS – Operações Próprias Apuração de ICMS – Substituição Tributária Apuração do IPI – Consolidação dos Valores de IPI Apuração do IPI – Apuração do IPI Operações com Cartões de Crédito e/ou Débito ou Operações com Instrumentos de Pagamentos Eletrônicos Informações sobre Valores Agregados Movimentação de Combustíveis Apuração do ICMS Diferencial de Alíquota – UF Controle de Créditos de ICMS do Ativo Permanente – CIAP Registro de Inventário RCPE – Controle da Apuração do Estoque Para a EFD Contribuições Registros Fiscais – Consolidação das Operações por CST – Detalhado por Estabelecimento Registros Fiscais – Consolidação das Operações por CST – Consolidado Registros Fiscais – Consolidação das Operações por CST, Alíquota e Bloco – Detalhado por Estabelecimento Registros Fiscais – Consolidação das Operações por CST, Alíquota e Bloco – Consolidado Consolidação das Contribuições do Período Demonstração dos Créditos Apurados no Período Controle de Créditos Fiscais Pis/Pasep e Cofins Registros 1100 e 1500 – Excel Controle dos Valores Retidos na Fonte Pis/Pasep e Cofins 1300 e 1700 – Excel Incorporação Imobiliária – RET 1800 – Excel Consolidação das Operações da Pessoa Jurídica Submetida ao Regime de Tributação com Base no Lucro Presumido F500 – Excel Composição da Receita Escriturada no Período – Detalhamento da Receita Recebida pelo Regime de Caixa F525 – Excel Operações da Atividade Imobiliária - Unidade Imobiliária Vendida F200 – Excel

Cada Obrigação equivale a uma licença (para visualizar como foram distribuídas, basta seguir as instruções da Q3 do tópico “Relatórios”). Importante: Se a empresa entregar a EFD Contribuições e a EFD ICMS/IPI, são utilizadas duas licenças.

Encaminhar e-mail ao setor financeiro financeiro@spedautomation.com.br, solicitando o orçamento. Importante encaminhar no e-mail a quantidade de licenças a serem contratadas.

Encaminhando e-mail ao setor financeiro financeiro@spedautomation.com.br, via WhatsApp (11) 4858-7700 ou ligando diretamente no (11) 4858-7050.

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Segue os nossos canais para atendimento: Telefone: (11) 4247-6492 Comercial: (11) 91425-7585 Suporte: (11) 4858-7700 suporte@spedautomation.com.br Financeiro: (11) 4858-7050 financeiro@spedautomation.com.br